Boîtes à outils
Plan de mise en œuvre des coûts (CIP)
Étape 1 Obtenir l'adhésion et les ressources nécessaires à l'élaboration du PIC
Se lancer dans le CIP est un engagement important. Cette première étape jette les bases de la réussite en obtenant l’adhésion indispensable et en garantissant les ressources nécessaires à l’élaboration du plan de mise en œuvre chiffré (PMC).
L'importance de l'étape 1
Il est essentiel d’obtenir l’adhésion des décideurs. Il garantit que les ressources humaines et financières nécessaires à l’élaboration du PIC sont disponibles et engagées. Cette étape implique la création d’une task force dédiée au PIC, qui assure la supervision, l’orientation et l’expertise tout au long du processus du PIC.
Comment naviguer à l'étape 1
- Arriver à une décision :
- Choisir en connaissance de cause de s’engager ou non dans le processus CIP.
- Mettre en place une Task Force PIC :
- Former une équipe spécialisée pour superviser, guider et fournir une expertise.
- Sécuriser les ressources financières et humaines :
- Évaluer s’il existe un manque de ressources pour le développement du PIC.
Des voix réelles, un impact réel
Kit de ressources sur le plan de mise en œuvre chiffré : Ce que nous avons entendu
Le PIC a permis de réaliser ce qui n’avait jamais été fait auparavant. Lorsque ce groupe de travail a commencé à se mettre en place, il s’agissait de quelque chose de tout à fait unique. Nous n’avions jamais vu le ministre, le directeur général et les secrétaires assis autour d’une table. Discuter de la qualité des données.
Dr. Tabinda Sarosh
Directeur national, Pathfinder, Pakistan
Étape 2 Préparer l'élaboration du PIC
Se préparer pour le voyage à venir. L’étape 2 jette les bases d’un processus d’élaboration d’un plan de mise en œuvre chiffré (PMC) sans faille, impliquant les principales parties prenantes et des actions étalées dans le temps.
L'importance de la préparation
Le processus PIC est un effort de collaboration qui nécessite une planification minutieuse. Un cahier des charges bien défini permet de s’assurer que toutes les personnes concernées comprennent leur rôle, leurs responsabilités et le chemin à parcourir. Il est essentiel d’établir des accords mutuels et des calendriers réalistes pour obtenir un produit final de haute qualité.
Naviguer à l'étape 2
- Former une équipe de soutien technique à la PIC (TST) :
- Constituer une équipe spécialisée chargée de fournir une assistance technique tout au long du processus d’élaboration du PIC.
- Définir le processus et le calendrier d’élaboration du PIC :
- Établir un cahier des charges clair qui définit les rôles, les responsabilités et le processus global.
- Identifier les principaux acteurs de la planification familiale :
- Reconnaître les parties prenantes essentielles au succès du PIC et s’engager avec elles.
- Lancer le processus d’élaboration du PIC :
- Lancer le processus d’élaboration du PIC par un coup d’envoi structuré afin d’aligner toutes les parties prenantes.
Étape 3 Effectuer une analyse de la situation
L’étape 3 est un moment critique où une analyse complète de la situation prépare le terrain pour une prise de décision éclairée. Cette analyse implique la collecte systématique de données pour comprendre le statut passé et actuel du programme de planification familiale d’un pays, l’identification des problèmes clés et la découverte des causes profondes.
L'importance de l'étape 3
Une analyse situationnelle est plus qu’une simple collecte de données ; c’est une plongée en profondeur pour comprendre les subtilités du programme de planification familiale d’un pays. Il évalue les éléments du programme à l’aide d’une lentille volontaire des droits de l’homme, offrant des perspectives quantitatives et qualitatives dérivées des politiques nationales, des documents du programme et des données des ministères, des partenaires de mise en œuvre et des bailleurs de fonds.
Ce qu'implique l'analyse de la situation
- Collecte d’informations :
- Recueillir des données sur le contexte actuel de la planification familiale, les programmes et les ressources disponibles.
- Réaliser un examen et une synthèse :
- Analyser les documents relatifs aux politiques et aux programmes nationaux, en combinant des données quantitatives et qualitatives.
- Hiérarchisation des problèmes et analyse des causes profondes :
- Identifier les principaux défis, les classer par ordre de priorité et examiner les causes profondes de ces défis.
Histoires vraies, impact réel
Kit de ressources sur le plan de mise en œuvre chiffré : Ce que nous avons entendu
Au Burkina Faso, la feuille de route a commencé par un examen du PIC précédemment rédigé. Nous avons fait une synthèse de l’état des défis prioritaires… Nous avons eu un total de 19 défis, dont on estime que 13 ont été réduits et six ont persisté. C’était le point de départ du nouveau processus.
Orteil simple
PROMACO, Burkina Faso
Étape 4 Formuler une stratégie technique et un plan de mise en œuvre
L’étape 4 vous amène au cœur de votre plan de mise en œuvre chiffré (PMC), où vous définissez vos objectifs de planification familiale et vos priorités stratégiques, et où vous fixez le cap de l’exécution. Examinons les points essentiels.
Le schéma directeur de la stratégie technique
- Planification familiale Objectif(s) :
-
- Clarifiez ou affinez l’objectif primordial de votre PIC.
- Domaines de résultats et priorités stratégiques :
-
- Définir les domaines de résultats clés et les priorités stratégiques sur la base d’une analyse approfondie de la situation.
- Interventions fondées sur des données probantes :
-
- Mettre en avant les interventions prioritaires fondées sur des données probantes afin d’obtenir des résultats probants.
Feuille de route d'exécution : Plan de mise en œuvre
- Activités et sous-activités échelonnées dans le temps :
- Détailler les activités et sous-activités dans le temps pour une exécution sans faille.
- Objectifs et indicateurs :
- Fixer des objectifs et des indicateurs mesurables pour évaluer les progrès réalisés au cours de l’exécution.
Naviguer dans les activités de l'étape 4
- Fixer ou affiner l’objectif de planification familiale :
- Clarifiez et articulez l’objectif global qui motive vos efforts en matière de planification familiale.
- Définir les résultats et hiérarchiser les résultats et les interventions :
- Identifier les domaines de résultats clés, classer les résultats par ordre de priorité et définir des interventions ayant un impact.
- Valider la chaîne des résultats et les priorités stratégiques :
- Assurer l’alignement et la validation de votre chaîne de résultats et de vos priorités stratégiques.
- Sélectionner les indicateurs et estimer les objectifs :
- Identifier les indicateurs clés et fixer des objectifs réalistes pour mesurer les progrès accomplis.
- Élaborer un plan de mise en œuvre avec des activités et des sous-activités :
- Créer un plan de mise en œuvre complet décrivant les activités et sous-activités détaillées.
- Affiner et valider la stratégie technique :
- Affinez et validez en permanence votre stratégie technique pour plus de précision.
- S’aligner sur le niveau infranational (facultatif) :
- Envisager d’aligner les stratégies sur les niveaux infranationaux pour un impact plus large.
- Estimer l’impact (facultatif) :
- Vous pouvez également estimer l’impact de votre stratégie afin d’obtenir une perspective plus claire.
Outils pour l'étape 4 : Vos guides pour réussir
Étape 5 Estimer les coûts et l'écart de ressources et mettre au point la stratégie technique
L’élaboration d’un plan stratégique ne représente que la moitié du chemin à parcourir : il est essentiel d’estimer les coûts et de comprendre les lacunes en matière de ressources pour garantir une mise en œuvre réussie. L’étape 5 vous guide dans le processus critique d’estimation des coûts, d’analyse des lacunes et d’affinement itératif de la stratégie technique.
L'importance de l'étape 5
Le succès d’un plan stratégique repose sur des considérations réalistes en matière de coûts. Cette étape aborde l’aspect critique des coûts de mise en œuvre du plan de mise en œuvre chiffré (PMC). Il s’agit d’un processus itératif au cours duquel l’équipe d’assistance technique ajuste et hiérarchise les activités en fonction des coûts de mise en œuvre estimés. L’objectif est d’aligner le PIC sur les flux de financement réels et les besoins du programme.
Comment naviguer à l'étape 5
- Estimer les coûts des unités communes :
- Décomposer les coûts en unités standard pour une estimation précise.
- Quantité d’entrée des unités :
- Définir le nombre d’unités nécessaires pour atteindre les objectifs du plan.
- Examiner et valider les estimations de coûts :
- Examiner et valider les coûts estimés pour en vérifier l’exactitude.
- Effectuer une analyse des écarts financiers dans le cadre du PIC :
- Évaluer l’écart financier entre les activités détaillées du PIC et les engagements financiers annuels.
- Réorienter la stratégie technique :
- Ajuster la stratégie technique pour que les coûts correspondent aux ressources disponibles.
- Réviser et valider l’écart final des coûts et des ressources :
- Mettre à jour et valider en permanence l’outil de calcul des coûts lors de révisions régulières.
Des voix réelles, un impact réel
Kit de ressources sur le plan de mise en œuvre chiffré : Ce que nous avons entendu
Les PIC doivent refléter les flux de financement réels et la programmation du gouvernement et des donateurs, et nous devons également élaborer des scénarios budgétaires pour être en mesure de répondre aux pénuries budgétaires.
Modibo Maiga
Palladium, HP+, Afrique de l'Ouest
Outils pour l'étape 5
Étape 6 Finaliser les dispositions institutionnelles pour l'exécution
Au fur et à mesure que vous progressez dans l’élaboration du plan de mise en œuvre chiffré (PMC), l’étape 6 occupe le devant de la scène. Nous nous concentrons ici sur la finalisation des accords institutionnels essentiels à la bonne exécution de votre PIC.
L'importance de l'étape 6
Les dispositions institutionnelles constituent l’épine dorsale de l’exécution du PIC. Ils définissent les rôles, les responsabilités et les mécanismes de coordination pour une mise en œuvre sans faille. Ces dispositions garantissent une coordination, une responsabilisation et une gestion efficaces tout au long de la phase d’exécution, élaborée parallèlement à la stratégie technique (étape 4).
Naviguer à l'étape 6
- Définir la structure de gestion et de responsabilité :
- Définir clairement les rôles et les responsabilités des différentes parties impliquées dans l’exécution du PIC.
- Définir les mécanismes de coordination :
- Mettre en place des mécanismes de coordination efficace entre les parties prenantes.
- Veiller à ce que les canaux de communication soient clairs et les responsabilités bien définies.
- Identifier les besoins en matière de développement des capacités et de soutien à la mise en œuvre :
- Évaluer et identifier toute lacune dans les capacités des parties prenantes.
- Définir les besoins en ressources supplémentaires et en développement des capacités pour que le processus d’exécution se déroule sans heurts.
Des voix réelles, un impact réel
Kit de ressources sur le plan de mise en œuvre chiffré : Ce que nous avons entendu
Au Kenya, nous avons l’intention de procéder à un lancement national avec 50 à 60 personnes, puis de passer au CIP au niveau du comté. Nous avons créé une version populaire (quatre pages seulement), qui sera publiée sur les médias sociaux et d’autres plateformes dans le cadre de notre diffusion.
Dr. Geoffrey Okumo
Options Consultancy Services, Kenya
Outils pour l'étape 6
Étape 7 Obtenir l'approbation finale et lancer le PIC
Lorsque le document CIP est achevé, l’étape 7 marque le moment crucial de l’obtention de l’approbation finale et de l’amorce d’un lancement puissant. Cette étape permet de s’assurer que le plan d’ensemble est approuvé et communiqué efficacement aux parties prenantes.
Pourquoi l'étape 7 est cruciale
L’achèvement du document CIP est une réalisation importante, mais son impact réside dans l’exécution. L’obtention de l’approbation finale est le point de départ de la mise en œuvre des plans. L’événement de lancement sert de plateforme pour reconnecter les contributeurs, former les responsables de la mise en œuvre aux composantes du plan, souligner l’impact positif d’une mise en œuvre réussie et mettre l’accent sur leur rôle crucial dans la réussite du plan.
Comment naviguer à l'étape 7
- Examiner et approuver le PIC :
- Le gouvernement et les parties prenantes concernées examinent et approuvent méticuleusement le document CIP.
- Veiller à ce que tous les aspects s’alignent sur les objectifs de planification familiale.
- Élaborer un plan de diffusion et des documents :
- Élaborer une stratégie pour partager le plan avec les parties prenantes et le public.
- Créer du matériel pédagogique pour améliorer la compréhension.
- Produire et imprimer le document final :
- Préparer la version finale du document CIP en vue de sa distribution.
- Utilisez une impression de haute qualité pour garantir la clarté et le professionnalisme.
- Organiser un événement de lancement officiel et des activités de diffusion :
- Organiser un événement de lancement public afin d’impliquer les contributeurs et d’éduquer les responsables de la mise en œuvre.
- Souligner l’impact positif d’une mise en œuvre réussie et leur rôle essentiel.
- Sensibiliser aux lacunes de financement qui subsistent et chercher à obtenir des engagements de la part des partenaires.
Étape 8 Assurer une gestion efficace de l'exécution du PIC
Si l’élaboration d’un plan de mise en œuvre chiffré (PMC) constitue une étape importante, sa bonne exécution nécessite des efforts de collaboration de la part de divers partenaires. Une gestion efficace implique une gestion adéquate, une délégation des responsabilités et un passage sans heurts de la planification à l’action.
L'importance de l'étape 8
L’existence d’un PIC n’est pas un gage de réussite ; c’est son exécution qui témoigne de son impact. Cette étape fournit des conseils, des approches et des outils pour faciliter le passage de la planification à l’action, en veillant à ce que le PIC se traduise par des résultats tangibles.
Comment naviguer à l'étape 8
- Mettre en œuvre des mécanismes de coordination efficaces :
- Mettre en place et gérer des mécanismes de coordination pour une collaboration sans faille entre les parties prenantes.
- Diriger et gérer le processus d’exécution :
- Prendre en charge le processus d’exécution, en veillant à ce que les tâches soient déléguées, contrôlées et exécutées.
- Intégrer le PIC dans la planification annuelle des travaux :
- Veiller à ce que le PIC soit parfaitement intégré dans les plans de travail annuels existants.
- Élaborer des plans de travail conjoints, si nécessaire, pour renforcer l’intégration.
- S’engager au niveau infranational :
- Faciliter l’exécution en s’engageant au niveau infranational.
Des voix réelles, un impact réel
Kit de ressources sur le plan de mise en œuvre chiffré : Ce que nous avons entendu
Le PIC n’est pas complet une fois lancé. L’assistance technique est nécessaire après le lancement du PIC, au moment de la mise en œuvre. Nous avons besoin de systèmes de gestion solides et fiables. Le PIC doit être diffusé ; la planification et la mise en œuvre au niveau infranational sont essentielles, en particulier dans les pays décentralisés.
Modibo Maiga
Palladium, HP+, Afrique de l'Ouest
Étape 9 Concevoir et mettre en œuvre des mécanismes de suivi des performances
L’étape 9, au cours de laquelle les gouvernements et les parties prenantes s’engagent dans un suivi continu des performances, est au cœur de la réussite de l’exécution du PIC. Ce processus stratégique garantit une direction efficace, des résultats optimaux et la responsabilité de la réalisation des objectifs de planification familiale.
L'importance de l'étape 9
Le suivi des performances est plus qu’une simple collecte de données ; il s’agit d’un processus dynamique essentiel à une prise de décision éclairée, à la mobilisation des ressources et à l’obligation de rendre compte. Cette étape guide la mise en place de mécanismes solides de suivi des performances du PIC, en utilisant des tableaux de bord pour la collecte, la gestion et la visualisation des données. Des examens réguliers permettent d’améliorer les performances de la mise en œuvre, de s’aligner sur les engagements mondiaux et de relever les défis.
Comment passer à l'étape 9
- Mettre en place des outils et des processus de suivi des performances :
- Jeter les bases de mécanismes efficaces de suivi des performances.
- Collecter régulièrement des données sur les performances :
- Mettre en œuvre des processus cohérents de collecte de données pour suivre les progrès accomplis.
- Organiser des évaluations régulières des performances :
- Réaliser des examens systématiques pour évaluer les performances de la mise en œuvre.
- Revoir et réviser (Activité 9D) :
- Examiner régulièrement les données relatives aux performances et réviser les stratégies en conséquence.
- Procéder à un examen final du PIC (activité 9E) :
- Évaluer l’exécution globale du PIC au moyen d’un examen final complet.
Des voix réelles, un impact réel
Kit de ressources sur le plan de mise en œuvre chiffré : Ce que nous avons entendu
Le PIC national du Nigeria a été baptisé « National Family Planning Blueprint » (plan directeur national en matière de planification familiale). Nous organisons chaque mois des réunions stratégiques avec les responsables gouvernementaux sur le plan de planification familiale ; nous appelons cela la réunion technique Blueprint. Nous examinons ce qui se passe dans le pays, ce qui se passe dans la mise en œuvre du plan d’action, où se situent les problèmes et comment nous les atténuons s’ils se posent. Comment aller de l’avant ou, s’il y a du nouveau, comment s’aligner sur une structure plus coordonnée ?
Sada Danmusa
Centre de soutien et de résultats du développement, Nigeria
Outils pour l'étape 9
- Suivi des performances des plans de mise en œuvre chiffrés de la planification familiale : Directives pour l’établissement et la mise en œuvre de mécanismes de suivi des progrès vers les résultats
- Tableau de bord des performances de la PIC, guide de l’utilisateur et série de vidéos
- CIPs for FP : Guide du processus d’examen des performances
- Réalisation d’un examen final du PIC
Étape 10 Mobilisation continue des ressources
La mobilisation des ressources est l’élément vital d’une mise en œuvre réussie du plan de mise en œuvre chiffré (PMC). L’étape 10 se concentre sur le maintien de l’élan en assurant une mobilisation continue des ressources, permettant l’exécution complète du PIC.
L'importance de l'étape 10
La mise en œuvre complète d’un PIC exige des ressources considérables. Cette étape est consacrée à l’élaboration d’une stratégie de financement durable et diversifiée, garantissant que le PIC pourra être exécuté comme prévu. Bien que les approches de mobilisation des ressources soient spécifiques au contexte, cette section fournit des exemples de réussite adaptables à différents contextes.
Comment naviguer à l'étape 10
- Mobiliser des ressources pour le PIC :
- Élaborer une stratégie solide de mobilisation des ressources pour soutenir la mise en œuvre du PIC.
- Effectuer le suivi du budget de la planification familiale :
- Mettre en place un système de suivi des budgets consacrés à la planification familiale, afin de garantir la responsabilité financière.
- Mettre régulièrement à jour l’analyse des écarts financiers :
- Tenir à jour l’analyse des écarts financiers afin d’identifier et de combler les déficits de ressources.
- Assurer une transparence financière permanente grâce à des mises à jour régulières.
- Mener une action de plaidoyer permanente :
- Plaider en faveur d’un soutien et de ressources durables pour les initiatives de planification familiale.
Outils pour l'étape 10
- Approches pour la mobilisation de ressources pour la planification familiale Plans de mise en œuvre chiffrés : Exemples de réussite
- Outil d’évaluation des coûts de la planification familiale et guide de l’utilisateur
- Approches de mobilisation des ressources pour les Plans d’Action Nationaux Budgétisés de planification familiale : Exemples de réussite (FR)
